Список собственного программного обеспечения

Разрабатываемое в АО «Гипровостокнефть» программное обеспечение представляет собой специализированное ПО для внутреннего использования и не подлежит свободной продаже.

Программное обеспечение собственной разработки является интеллектуальной собственностью института и регистрируется в Роспатенте и Едином реестре российских программ для ЭВМ и баз данных.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления ("АС ДОУ")

Программа «АС ДОУ» представляет собой специализированное программное обеспечение для внутреннего использования в АО «Гипровостокнефть» и не подлежит свободной продаже.

Информация по установке

Программа «АС ДОУ» представляет собой веб-приложение и исполняется под управлением веб-сервера. Для установки программы «АС ДОУ» необходимо разместить файлы программы в каталоге на веб-сервере и зарегистрировать как сайт. Использование программы «АС ДОУ» на рабочих местах пользователей осуществляется посредством обращения к узлу веб-сервера из браузера.

Установка программы (ярлыка) на компьютеры внутренних пользователей АО «Гипровостокнефть» выполняется специалистами отдела информационных технологий (по запросу пользователей).

Функциональные характеристики

Программа «АС ДОУ» предназначена для хранения и управления информацией о документах и задачах, решаемых в АО «Гипровостокнефть» по всем направлениям.

Краткая информация по эксплуатации

Личный кабинет пользователя

Личный кабинет предназначен для просмотра документов и задач пользователя. В нем отображаются документы с указанием сроков исполнения за определенный период времени. Также документы подразделяются по срокам исполнения (просроченные, срок сегодня, срок на этой недели, в этом месяце).


Рисунок 1. Личный кабинет пользователя

1 - область выбора документов для отображения.

Новые документы - при добавлении в систему документа он автоматически помечается как новый.  После просмотра карточки документа он помечается как прочитанный.

Для исполнения – документы, поставленные на контроль и исполнителем, которого является текущий пользователь. Подразделяются на просроченные и по срокам исполнения (сегодня, на этой недели, в этом месяце).

Для контроля – документы, в которых текущий пользователь является координатором или ответственным по исполнению документа. Также подразделяются на просроченные и по срокам исполнения (сегодня, на этой недели, в этом месяце).

Не контролируемые – документы, в которых текущий пользователь является участником или заинтересованным лицом и которые не поставлены на контроль

Выполненные документы – исполненные документы, снятые с контроля, в которых текущий пользователь является исполнителем или участником контроля исполнения.

Также в области выбора документов можно изменить период, за который будут отображаться документы. По умолчанию указываются документы за текущий месяц.

Для смены интервала необходимо нажать на надпись о текущем периоде     и в появившемся выпадающем списке выбрать необходимый период.

2 – Список документов или задач.  Содержит основную информацию о документах и задачах. Имеется возможность отфильтровать документы по проекту и по типу документов. Здесь отображаются также информация о контроле – сроки, координатор, исполнители, состояние. Для задач отображается номер документа и основные атрибуты задачи.

3 – Подробная информация о документе. При выборе документа или задачи из списка 2, в данной области отображаются более подробные данные о выбранном документе. Также имеется ссылка на связанные документы (если они есть) и на список задач.

4 – область выбора задач для просмотра.  Позволяет выбрать задачи текущего пользователя или задачи, созданные текущим пользователем (т.е. те, где он является автором) по состоянию. У состояния в работе указывается не только общее число задач, но и количество задач с истекшим сроком исполнения и еще не истекшим.

Также в личном кабинете содержится ссылка на главную страницу программы «АС ДОУ» (5) и станицу с отчетами по контролю исполнения (6)

Задачи в программе «АС ДОУ»

Задачи в программе «АС ДОУ» бывают 2 видов: задачи по документу и задачи по поручению.

Задача по документу может быть назначена любым сотрудником, являющимся участником документа. При назначении сотруднику задачи, он становится одним из исполнителей документа (и соответственно участником документа).

Задачи по поручению может создавать только автор поручения.

При назначении задачи, сотруднику посылается оповещение со ссылкой на назначенную ему задачу.

Задачи в системе иерархические, поэтому можно проследить всю цепочку исполнения заданий по документу или поручению.

Также задачи делятся на: обычная (срок исполнения не указан) и поставленная на контроль.  Главное их отличие в том, что задачу, поставленную на контроль нельзя закрыть без утверждения ее автором.  Также только у задачи, поставленной на контроль можно указать сроки исполнения.

У каждой задачи есть набор состояний: Новая, В работе, Отказ, Завершена, Закрыта.

Карточка задачи

Карточка задачи состоит из 2-х закладок:

  • Задача – информация о самой задаче

  • История изменения задачи

Для исполнителей и авторов задачи в зависимости от текущего состояния задачи в нижней части карточки есть кнопки дополнительных действий рис 2 (2).

Также в карточке задачи отображается информация о связанных задачах. Текущая задача выделяется жирным шрифтом (3). Также есть возможность просмотра связанных задач.

 


Рисунок 2. Карточка задачи (исполнитель)

Основные возможности программы «АС ДОУ» по работе с документами

  • Регистрация распорядительной, входящей, исходящей документации по ГИПВН, служебной корреспонденции на имя руководства института (регистрируют сотрудники канцелярии и секретарь-референт)

  • Регистрация распорядительной, входящей, исходящей документации по проектам (регистрируют сотрудники документоконтроля проектов)

  • Простой и расширенный поиск документов по различным параметрам

  • Формирование различных отчетов, в том числе журналов регистрации, отчетов по контролю исполнению.

  • Хранение дополнительных данных о документах, таких как их местонахождение, связи с другими документами, резолюции руководства и задачи по исполнению документа


Рисунок 3. Главная страница

Главная страница системы представлена на рисунке 3. Ее условно можно разбить на 2 области: слева (1) расположены параметры отображения документов, справа список самих документов (2) и меню дополнительных действий.

Более подробно функциональные характеристики программы и порядок работы рассмотрены в Руководстве пользователя, предназначенном для внутреннего использования в АО «Гипровостокнефть».

Поддержание жизненного цикла программы

Пользователями программы ДОУ являются все специалисты АО «Гипровостокнефть».

Сопровождение и поддержка пользователей программы «АС ДОУ», в том числе устранение неисправностей, выявленных в ходе эксплуатации, выполняется силами штатных сотрудников отдела информационных технологий (ИТ) АО «Гипровостокнефть».

Развитие и модернизация программы также выполняется специалистами отдела ИТ по предложениям пользователей.